Las mejores empresas son aquellas capaces de adaptarse a los cambios e ir al ritmo de la constante evolución del mercado laboral. Desde la pandemia de Covid-19, los ritmos, métodos e incluso perfiles de trabajo han ido renovándose para adaptarse a las circunstancias. Teletrabajo, coworking… son algunos ejemplos de esta transformación postpandémica. Entre todos estos cambios aparece el concepto de Hot Desking. Hoy, desde Melt Group, os contamos todos los detalles sobre esta nueva idea de trabajo.
¿Qué es el Hot Desking?
El Hot Desking es una modalidad de trabajo que hace referencia al espacio donde se realiza la actividad laboral. En este concepto, se elimina la idea de un escritorio fijo para cada empleado o mesas individuales. Consiste en una renovación del espacio de trabajo en la que se crea un ambiente más flexible y colaborativo, con comunicación más fluida y un menor número de mesas.
Es una de las medidas más extendidas por Europa y también en Estados Unidos, ya que supone un gran flexibilidad en el área de trabajo.
Este concepto e idea deriva del hot-ranking, una técnica que utilizaban los marines para compartir camas por turnos, es decir, hacían relevos para ocupar la litera.
Hot Desking busca la manera de optimizar el espacio. Este concepto surgió en los años 80 y se trata de alquilar un espacio con escritorios en el que los empleados puedan trabajar con sus propios materiales para que, al finalizar la jornada laboral, recojan y compartan ese mismo lugar de trabajo con otros trabajadores. Las mesas son utilizadas por varias personas.
Ningún trabajador tiene un escritorio fijo, sino que, cada día, debe solicitar el espacio que necesita. Esta metodología es muy eficaz en aquellos trabajos con flexibilidad y autonomía.
Características del Hot Desking
Existen numerosas variantes de esta modalidad, ya que cada empresa se adaptará al espacio y a sus propias necesidades. Por norma general, el Hot Desking comparte una serie de claves:
- Sin mesa fija: Pueden instalarse taquillas o casilleros donde el empleado deposite sus cosas al finalizar la jornada laboral, ya que no podrá dejarlas en el escritorio.
- Optimización de espacios.
- Comunicación fluida: Los trabajadores mejoran sus relaciones interpersonales, ya que coinciden en la misma zona.
¿Cómo implantar un sistema de Hot Desking?
- Limpieza de escritorios: Los empleados deben vaciar los escritorios y mantenerlos limpios para los compañeros.
- Centrar en la calidad: Invertir en mobiliario de oficina cómodo y funcional.
- La tecnología es el aliado: Implementa una app o software de reserva de espacios para ayudar a la organización de mesas disponibles.
- Fomenta el feedback entre los empleados.
- Instala almacenamiento como casilleros o taquillas para cada empleado.
Ventajas del Hot Desking
Ahorra en espacio
Puede suponer una reducción del 50 % del espacio utilizado
Ahorro en costes
No pagas la oficina, sino el lugar de trabajo que utilices.
Mayor comunicación
Trabajadores de distintos departamentos pueden llegar a colaborar. Además, ayuda a conocer a personas día a día.
Diversificación del ambiente de trabajo
Puede incluso a mejorar la creatividad, ya que se evita la rutina.
Mejor la organización individual:
Los empleados recogen diariamente sus materiales y mejoran la productividad.
Desventajas
Sin embargo, esta innovadora modalidad de trabajo también presenta algunas desventajas y retos.
Ambiente laboral
Al no contar con un sitio fijo ni con los mismos compañeros, el ambiente laboral puede ser menos acogedor y más frío.
Problemas en la distribución de espacios:
Es necesario tener espacios que se adapten a las necesidades físicas de cada empleado.
Dificultad para conseguir un sitio
En algunos casos, unos escritorios presentan más ventajas que otros, ya sea por la cercanía con respecto a algunos servicios o por comodidad. Al no saber si podrás tener ese sitio que quieres al día siguiente, se puede desarrollar una situación de estrés.
Diferencia entre Hot Desking y Coworking
Aunque puedan parecer el mismo concepto, ambos presentan diferencias significativas. En el coworking compartes el área de trabajo con otras empresas o autónomos. Los costes de oficina se dividen y las áreas comunes se comparten. En el coworking los sitios de trabajo son personalizados y fijos, mientras que en el Hot Desking todas las mesas son iguales y no son fijas.
Lo cierto es que el mundo laboral ofrece nuevas oportunidades de trabajo que pueden ayudar en gran medida a la productividad de tu empresa y la motivación de tus empleados. Como compañía que quiere alcanzar el éxito, debes adaptarte a las nuevas tendencias y tratar de buscar la mejor modalidad de trabajo.
En Melt Group estamos especializados en el área de recursos humanos: somos la mejor opción en el asesoramiento para tu empresa, para la selección adecuada de tus empleados, realizar planes de igualdad y hacer estudios de retribución, es decir, todo lo que sea determinante para potenciar tu empresa.
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